Vaste bestuurder (belangenbehartiger)
Vaste bestuurder (belangenbehartiger)
Inleiding
In MyFMS kunt u een vaste bestuurder (in MyFMS aangeduid als vaste belangenbehartiger) koppelen aan een voertuig (asset).
Wanneer een vaste bestuurder is gekoppeld, worden alle nieuwe ritten die met dit voertuig worden gemaakt automatisch aan deze gebruiker toegewezen. Dit is ideaal voor voertuigen die door één vaste medewerker worden gebruikt en zorgt voor een correcte ritregistratie zonder dat de bestuurder zich telkens hoeft te identificeren.
Let op: Gebruiken meerdere medewerkers hetzelfde voertuig? Dan adviseren wij om gebruik te maken van een RFID-bedrijfspas of MyFMS Deelmobiliteit (CarSharing) voor een correcte gebruikerskoppeling.
Benodigdheden
Voordat u een vaste bestuurder kunt koppelen, zijn de volgende voorwaarden van toepassing:
- Een MyFMS-account met toegang tot Beheer > Assets.
- Een actieve MyFMS-gebruiker die als vaste bestuurder wordt gekoppeld.
- Een actieve asset (voertuig).
Een vaste bestuurder koppelen
Volg onderstaande stappen om een vaste bestuurder aan een asset toe te voegen.
- Ga in MyFMS naar Beheer > Assets.
- Zoek de gewenste asset op, bijvoorbeeld aan de hand van het kenteken.
- Selecteer de asset om de detailgegevens te openen.
- Open het tabblad Betrokkenen.
- Klik op het veld Voer belangenbehartiger in.
- Zoek de gewenste bestuurder op.
- Selecteer de juiste bestuurder.
- Klik op Opslaan.
- Klik vervolgens nogmaals op Opslaan om de wijziging voor de asset te bewaren.
Na het opslaan verschijnt de melding:
"Belangenbehartiger succesvol toegevoegd."
De geselecteerde bestuurder is nu als vaste belangenbehartiger aan de asset gekoppeld.
Belangrijk om te weten
Let op
Het koppelen of wijzigen van een vaste bestuurder werkt niet met terugwerkende kracht.
- Alleen ritten die na het koppelen worden gereden, worden automatisch aan de nieuwe bestuurder gekoppeld.
- Ritten die vóór de koppeling zijn gemaakt, blijven ongewijzigd en worden niet opnieuw toegewezen.
- Ga in MyFMS naar "beheer"
- En vervolgens naar "Assets"
- Klik bij groepen op "Alle assets"
- Tik op de zoekbalk en voer het kenteken of omschrijving in en klik op enter
- Klik de bewuste asset aan
- Klik in het tabblad "Algemeen" in het veld "Bestuurder" op het "rode kruis"
- Klik op "Opslaan om de keuze te bevestigen"
Een vaste bestuurder vervangen
Volg onderstaande stappen om een vaste bestuurder van een asset te wijzigen.
- Ga in MyFMS naar Beheer > Assets.
- Zoek de gewenste asset op, bijvoorbeeld aan de hand van het kenteken.
- Selecteer de asset om de detailgegevens te openen.
- Open het tabblad Betrokkenen.
- Klik op het veld Voer belangenbehartiger in.
- Zoek de gewenste bestuurder op.
- Selecteer de juiste bestuurder.
- Klik op Opslaan.
- Klik vervolgens nogmaals op Opslaan om de wijziging voor de asset te bewaren.
Na het opslaan verschijnt de melding:
"Belangenbehartiger succesvol toegevoegd."
De geselecteerde bestuurder is nu als vaste belangenbehartiger aan de asset gekoppeld.
Belangrijk om te weten
Let op
Het koppelen of wijzigen van een vaste bestuurder werkt niet met terugwerkende kracht.
- Alleen ritten die na het koppelen worden gereden, worden automatisch aan de nieuwe bestuurder gekoppeld.
- Ritten die vóór de koppeling zijn gemaakt, blijven ongewijzigd en worden niet opnieuw toegewezen.
Geschiedenis van vaste bestuurders bekijken
Wilt u zien welke vaste bestuurders in het verleden aan een voertuig gekoppeld zijn geweest? Dan kunt u de historie bekijken.
- Ga in MyFMS naar Beheer > Assets.
- Zoek de gewenste asset op, bijvoorbeeld aan de hand van het kenteken.
- Selecteer de asset om de detailgegevens te openen.
- Open het tabblad Betrokkenen.
- Er verschijnt een overzicht met alle gebruikers die in het verleden als vaste bestuurder aan deze asset zijn gekoppeld, inclusief de periode waarin de koppeling actief was.
Veelgestelde vraag
Wanneer wordt een rit aan de vaste bestuurder gekoppeld?
Een rit wordt alleen aan de vaste bestuurder gekoppeld wanneer er tijdens het starten van de rit geen hogere prioriteit van toepassing is.
De prioriteit van de gebruikerskoppeling is:
- RFID-bedrijfspas
- Reservering (MyFMS Deelmobiliteit)
- Vaste bestuurder (belangenbehartiger)
- Geen bestuurder gekoppeld
Hierdoor wordt, wanneer een gebruiker zich identificeert met een RFID-pas of een voertuig heeft gereserveerd via MyFMS Deelmobiliteit, de rit aan die gebruiker gekoppeld in plaats van aan de vaste bestuurder.