Importeren van gebruikers

Importeren van gebruikers

Inleiding

MyFMS bied naast het handmatig toevoegen van gebruikers ook de mogelijkheid om gebruikers te importeren.

Benodigheden

Om een gebruiker toe te voegen is het volgende noodzakelijk:
  1. Een MyFMS account dat toegang heeft tot het menu: Beheer - gebruikers
  2. Gegevens van de gebruiker (naam, e-mail adres)
  3. Toegang tot Microsoft Excel of een soortgelijk programma
Warning
LET OP! wijzig nooit de naam van de huidige gebruiker in een andere gebruiker.
Dit om te voorkomen dat de gehele ritgeschiedenis gekoppeld wordt aan de "nieuw" gebruiker.

Instructies

Mogelijkheden als gebruiker
Aan gebruikers kan in MyFMS diverse mogelijkheden toegekend worden.
Dat kan zijn van een bestuurder die zijn of haar gereden ritten in kan zien, tot aan een beheerder die het wagenpark beheerd.
Hieronder een greep uit de mogelijkheden:
  1. Inzien en muteren van het rit karakter van de door de gebruiker gemaakte ritten (meer info)
  2. Een teamleider die inzicht dient te hebben van het team welke ritten zij hebben gereden
  3. Een (financieel) manager die rapportage dient te kunnen maken over het wagenpark
  4. Een planner die direct bij een storing snel moet kunnen handelen en de dichtstbijzijnde collega moet kunnen inschakelen
  5. etc
Bovenstaande voorbeelden zijn mogelijk door gebruik te maken van rollen en rechten.
Via deze link is hierover meer informatie te vinden.
In deze handleiding behouden we ons tot het aanmaken van de standaard gebruiker.
Downloaden import template
Om gebruikers te importeren is een import template nodig.
Kies één van de onderstaande versies:

Nederlandse versie

English version
Gebruikers toevoegen aan import template
Voeg de gegevens van de gebruikers toe aan het import template.
De volgende gegevens zijn verplicht:
  1. {VOORNAAM}
  2. {ACHTERNAAM}
  3. {EMAIL ADRES}
De volgende gegevens zijn optie:

Kolom
Extra info
{TUSSENVOEGSEL}

{TELEFOONNUMMER}

{GESLACHT (F/M)}

{PERSONEELSNUMMER}

{STRAAT}

{HUISNUMMER}

{HUISNUMMER TOEVOEGING}

{POSTCODE}

{PLAATS}

{LAND}
Hier dient de landcode ingevuld te worden.
Deze landcode bestaat uit 3 letters.
Een overzicht van landcodes vindt u in deze landcodelijst. 
Notes
Het woonadres is niet verplicht - wel noodzakelijk voor het registreren woon/werk ritten
Import template aanpassen
Warning
Worden de volgende informatie niet gebruikt, verwijder dan de volgende gegevens uit de 1e regel
  1. {TELEFOONNUMMER}
  2. {GESLACHT (F/M)}
  3. {PERSONEELSNUMMER}
  4. {STRAAT}
  5. {HUISNUMMER}
  6. {HUISNUMMER TOEVOEGING}
  7. {POSTCODE} {PLAATS}
  8. {LAND}

Import template opslaan als .csv bestand
Sla na het invullen de wijzigingen op.
Het bestand dient opgeslagen te worden als .csv bestand.


Importeren import template
Warning
We raden aan om een aparte gebruikersgroep aan te maken per type gebruiker.
Dit om te voorkomen dat gebruikers elkaars data in kunnen zien zoals ritten, locaties, etc. 
Volg de volgende stappen om het import template te importeren in MyFMS
  1. Ga in MyFMS naar "beheer"
  2. En vervolgens naar gebruikers
  3. Kies vervolgens de gebruikersgroep waar de gebruikers geïmporteerd dienen te worden
  4. Klik onderin de pagina op het importeren icoon -> .
    Info
    Er verschijnt een popup om de gebruikers te importeren 
  5. Optie 5 is de Gebruikersgroep waarin de gebruikers geïmporteerd zullen worden
  6. De optie "Geïmporteerde gebruikers kunnen direct inloggen. Hun logingegevens worden gemaild." stand standaard aangevinkt.
    Dit betekend dat na het importeren MyFMS een e-mail stuurt naar alle geïmporteerde gebruikers met de gegevens en instructies waarmee zij in kunnen loggen in MyFMS.
    WarningVink de optie uit als:

    * Gebruikers "nog" niet in mogen loggen
    of
    * Voor gebruikers een niet bestaand e-mail adres gebruikt gaat worden



  7. "Eerste rij is header" is aangevinkt en hoeft niet aangepast te worden
  8. Vink de optie "Bestaande gebruikersgegevens bijwerken"  aan als reeds bestaande gebruikers bijgewerkt dienen te worden
  9. Selecteer "Bestand kiezen". en selecteer in het venster het te importeren template
  10. Klik op de knop "Importeer"
  11. Als alles geïmporteerd is verschijnt er een melding dat de gebruikers geïmporteerd zijn

    voorbeeld

FAQ

Vraag 1

Is het mogelijk op per gebruiker een gebruikersrol op te geven?

Antwoord

Dat is vooralsnog niet mogelijk.
De rol kan aangepast worden na het importeren van de gebruikers.
De instructies voor het wijzigen van de rol is te vinden via de onderstaande link:

Vraag 2

Is het mogelijk per gebruiker een gebruikersgroep op te geven?

Antwoord

Dat is vooralsnog niet mogelijk.
De gebruikersgroep kan aangepast worden na het importeren van de gebruikers.
De instructies voor het wijzigen van de gebruikersgroep is te vinden via de onderstaande link:

Vraag 3

De gebruikers zijn in de verkeerde gebruikersgroep geïmporteerd.
Hoe kan dit veranderd of aangepast worden?

Antwoord

Dat is vooralsnog niet mogelijk.
De gebruikersgroep kan aangepast worden na het importeren van de gebruikers.
De instructies voor het wijzigen van de gebruikersgroep is te vinden via de onderstaande link:

Vraag 4

De gebruikers zijn geïmporteerd zonder inlog rechten.
Hoe zorg ik ervoor dat de gebruikers in kunnen loggen?

Antwoord

De inlogrechten kunnen alleen per gebruiker aangepast worden.
De instructies voor het wijzigen van de inlogrechten is te vinden via de onderstaande link:

Problemen bij importeren (FAQ)

Vraag 1

Als ik klik op "Bestand kiezen" dan kan ik de import template niet selecteren

Antwoord
Is de juiste map geselecteerd waar het bestand zou moeten staan?  

Vraag 2

Als ik klik op "Bestand kiezen" dan kan ik in de map waar het bestand staat de import template niet selecteren

Antwoord
Mogelijk heeft het bestand niet het juiste formaat. Zorg ervoor at het bestand het formaat "CSV (gescheiden door lijstscheidingsteken)(*.csv)" 

Open het import bestand en klik op "Bestand" -> "Opslaan als" en ga na of het bestand opgeslagen wordt als "CSV"


Vraag 3

Na het importeren verschijnt er een foutmelding
voorbeeld

Antwoord
Dit kan één of meerdere van de onderstaande uitleg zijn:
  1. Worden de volgende informatie in de import template niet gebruikt, verwijder dan de volgende gegevens uit de 1e regel van het template gestand

  2. {TELEFOONNUMMER} 
  3. {GESLACHT (F/M)}
  4. {PERSONEELSNUMMER}
  5. {STRAAT}
  6. {HUISNUMMER}
  7. {HUISNUMMER TOEVOEGING} 
  8. {POSTCODE} {PLAATS}
  9. {LAND}


  10.  De ingevoerd gegevens staan niet in de juiste kolom.
    In het voorbeeld staat het e-mail adres in de kolom "TELEFOONNUMMER" in plaats van de kolom "EMAIL ADRES"        

Vraag 4

Na het importeren verschijnt de foutmelding: "Het geselecteerde item "land" bestaat niet."

Antwoord

In de kolom "LAND" dient de landcode ingevuld te worden.
Deze landcode bestaat uit 3 letters.
Voor een Nederland is de landcode: NLD
Een overzicht van landcodes vindt u in deze landcodelijst. 

Vraag 5

Na het importeren verschijnt een soortgelijke foutmelding: 


Antwoord
In dit geval staat alle data van de gebruiker in 1 cel
Zorg ervoor dat alle data in de juiste kolommen en cellen staan

Fout:

voorbeeld: de data van bovenstaande gebruiker staat geregistreerd in kolom A rij 2

Goed:

Vraag 5

Na het importeren verschijnt een foutmelding: "Vul alle verplichte velden in. Voornaam, Achternaam, E-mailadres. Regel: ;;;;;;;;;;;;"

Antwoord
Het template bestand bevat geen gebruikers gegevens.
Zorg dat in het template bestand de gebruikersgegevens ingevuld zijn.

 

    • Related Articles

    • Gebruiker koppelen aan een bedrijfspas/druppel/Dalles sleutel (RFID)

      Overzicht Omdat vooraf niet altijd bekend is wie de bestuurder geweest is van een bepaalde rit kan er gebruik gemaakt worden van een paslezers. De bestuurder kan zich identificeren door het aanbieden van een bedrijfspas/druppel/Dalles sleutel die in ...

    • Gebruiker toevoegen of wijzigen in MyFMS

      Inleiding In MyFMS is het mogelijk om gebruikers aan te maken. Aan de gebruikers kunnen diverse rollen en rechten gekoppeld worden waardoor men diverse mogelijkheden hebben. Benodigdheden Om een gebruiker toe te voegen is het volgende noodzakelijk: ...

    • Automatisch deactiveren van RFID('s) na deactiveren van een MyFMS gebruiker.

      Na het deactiveren van een MyFMS gebruiker wordt standaard de gekoppelde RFID tags, passen of druppels losgekoppeld van de gebruiker. Deze losgekoppelde RFID tags, passen of druppels worden niet automatisch gedeactiveerd. Na verloop van tijd zien ...

    • Surfsight dashcam (beheer voor gebruikers)

      Inleiding MyFMS levert naast tracking systemen ook de MyFMS Dashcam V2 Dit artikel is bedoelt voor het beheren van de Surfsight® dashcams via de Surfsight® cloud-app. Omdat Surfsight een uitgebreide kennisbank heeft wordt in dit artikel veel gebruik ...

    • Bestuurder: van start met MyFMS

      Inleiding MyFMS verzorgd de registratie en verwerking van o.a. ritregistratie. De (wagenpark)beheerder van het bedrijf waar u werkzaam bent heeft voor u een MyFMS account aangemaakt. Na het inloggen heeft u de mogelijkheid om de gereden ritten in te ...