Veel gestelde vragen MyFMS deelmobiliteit voor beheerder

Veel gestelde vragen MyFMS deelmobiliteit voor beheerder

Vraag: Hoe werken rollen en rechten in MyFMS Deelmobiliteit?

Antwoord:
In MyFMS bepaalt de rol van een gebruiker wat hij of zij kan zien en doen in het systeem. Zodra iemand toegang krijgt, wordt er een rol toegewezen. Deze rol bepaalt:

  • welke onderdelen zichtbaar zijn

  • welke acties uitgevoerd mogen worden

  • hoeveel beheerrechten iemand heeft

De rollenstructuur is standaard ingericht en vormt de basis van het toegangsbeheer.

Vraag: Welke standaardrollen zijn er in MyFMS?

Antwoord:
MyFMS heeft drie standaardrollen:

  • Beheerder

  • Manager

  • Standaard Gebruiker

Elke rol heeft een eigen set rechten en gebruikstoepassingen.

Vraag: Wat kan een Beheerder in MyFMS?

Antwoord:
Een Beheerder heeft volledige toegang tot alle functionaliteiten.

Een Beheerder kan:

  • alle data en modules inzien

  • instellingen en gebruikersrechten beheren

  • alle functionaliteiten gebruiken en configureren

👉 Gebruik deze rol voor: systeembeheerders of applicatieverantwoordelijken.

Vraag: Wat kan een Manager in MyFMS?

Antwoord:
Een Manager heeft uitgebreide rechten, maar geen volledige beheerrechten.

Een Manager kan:

  • relevante gegevens en rapportages bekijken

  • operationele taken uitvoeren

Een Manager kan niet:

  • systeeminstellingen volledig beheren

  • rechten van andere gebruikers aanpassen

👉 Gebruik deze rol voor: teamleiders of operationeel verantwoordelijken.

Vraag: Wat kan een Standaard Gebruiker in MyFMS?

Antwoord:
Een Standaard Gebruiker heeft beperkte rechten en gebruikt het systeem voor dagelijkse werkzaamheden.

Een Standaard Gebruiker kan:

  • eigen gegevens bekijken

  • deelmobiliteit gebruiken (zoals reserveren en rijden)

Een Standaard Gebruiker kan niet:

  • instellingen aanpassen

  • beheeracties uitvoeren

👉 Gebruik deze rol voor: medewerkers of chauffeurs.

Vraag: Kun je rollen aanpassen in MyFMS?

Antwoord:

  • De drie standaardrollen zijn vast ingesteld en kunnen niet worden gewijzigd.

  • Het is wél mogelijk om extra rollen met specifieke rechten aan te maken.

  • Alleen een Beheerder kan deze rollen beheren.

Vraag: Hoe kies je de juiste rol?

Antwoord:
Kies rollen op basis van verantwoordelijkheden:

  • Geef niet meer rechten dan nodig (voorkomt risico’s)

  • Geef ook niet te weinig rechten (voorkomt vertraging in werk)

👉 Vuistregel: juiste balans tussen veiligheid en werkbaarheid.

Vraag: Hoe ziet dit er in de praktijk uit?

Antwoord:
Een veelgebruikte inrichting is:

  • IT-afdeling → Beheerder

  • Teamleiders → Manager

  • Medewerkers → Standaard Gebruiker

Zo blijft het systeem overzichtelijk, veilig en efficiënt in gebruik.

Vraag: Wat zijn Asset Pools in MyFMS en waarvoor gebruik je ze?

Antwoord:
Een Asset Pool is een groep voertuigen die je beschikbaar maakt voor specifieke gebruikersgroepen.

Met Asset Pools kun je:

  • voertuigen gericht toewijzen aan bepaalde gebruikers

  • bepalen hoe ver vooruit er gereserveerd mag worden

👉 Gebruik dit om controle te houden over wie welke voertuigen kan reserveren.

Vraag: Wie kan Asset Pools beheren?

Antwoord:
Alleen gebruikers met de rol Beheerder hebben toegang tot Asset Pools.

👉 Heb je geen toegang? Neem contact op met een Beheerder binnen je organisatie.

Vraag: Hoe maak je een assetpoolgroep aan?

Antwoord:
Volg deze stappen:

  1. Ga naar Beheer → Asset pools

  2. Klik op het plus-icoon (+)

  3. Kies de organisatie-eenheid

  4. Geef de groep een naam

  5. Stel in hoeveel maanden vooruit reserveren is toegestaan

Ga daarna verder:

  1. Open het tabblad ‘Gebruikersgroep rechten’

  2. Selecteer de gebruikersgroep die toegang krijgt

  3. Klik op Opslaan

👉 Resultaat: de geselecteerde gebruikers kunnen voertuigen uit deze pool reserveren.

Vraag: Hoe wijzig je een bestaande assetpoolgroep?

Antwoord:

  1. Ga naar Beheer → Asset pools

  2. Zoek de juiste assetpoolgroep

  3. Klik op de drie puntjes (⋮)

  4. Pas de gegevens aan

  5. Klik op Opslaan

Vraag: Hoe voeg je een voertuig toe aan een assetpool?

Antwoord:
Zo maak je een voertuig beschikbaar voor reservering:

  1. Ga naar Beheer → Asset pools

  2. Klik op Toevoegen

  3. Selecteer de assetpool

  4. Kies de asset (voertuig)

  5. Stel de beschikbare periode in

  6. Klik op Opslaan

👉 Resultaat: het voertuig is nu reserveerbaar voor de gekoppelde gebruikersgroep.

Vraag: Wat kun je zien en doen in het assetpoolbeheer?

Antwoord:
In het overzicht zie je per voertuig:

  • toegewezen assets

  • kenteken

  • start- en einddatum

  • aantal toekomstige reserveringen

Daarnaast kun je acties uitvoeren zoals:

  • reserveringen overdragen

  • een asset loskoppelen

Vraag: Hoe draag je een reservering over naar een andere gebruiker?

Antwoord:

  1. Kies ‘Reserveringen overdragen’

  2. Selecteer de nieuwe gebruiker

  3. Klik op Overdragen

👉 Handig bij bijvoorbeeld ziekte of wisseling van planning.

Vraag: Hoe koppel je een asset los uit een assetpool?

Antwoord:

  1. Kies ‘Asset loskoppelen’

  2. Klik op Loskoppelen om te bevestigen

⚠️ Let op: alle toekomstige reserveringen van dit voertuig worden automatisch geannuleerd.

Vraag: Wanneer gebruik je Asset Pools in de praktijk?

Antwoord:
Bijvoorbeeld:

  • verschillende afdelingen krijgen hun eigen voertuigen

  • alleen bepaalde medewerkers mogen specifieke auto’s reserveren

  • je wilt reserveringen beperken tot een bepaalde periode

👉 Resultaat: meer controle, overzicht en efficiënt gebruik van voertuigen.

Vraag: Wanneer kun je reserveringen voor andere gebruikers beheren in MyFMS?

Antwoord:
Als je de rol Beheerder of Manager hebt, kun je reserveringen voor andere gebruikers:

  • aanmaken
  • bekijken
  • verwijderen

👉 Heb je deze rechten niet? Dan kun je alleen je eigen reserveringen beheren.

Vraag: Wat moet je controleren vóórdat je een reservering maakt?

Antwoord:
Controleer altijd het volgende:

  • de gebruiker heeft een actief MyFMS-account
  • de gebruiker zit in een gebruikersgroep met toegang tot de juiste assetpool
  • er is minimaal één voertuig (asset) beschikbaar in de assetpool

👉 Zonder deze voorwaarden kun je geen reservering maken.

Vraag: Hoe maak je een reservering voor een andere gebruiker?

Antwoord:
Volg deze stappen:

  1. Ga naar Beheer → Auto delen
  2. Klik op ‘Reservering toevoegen’
  3. Selecteer de assetpool
  4. Kies de reserveringsperiode
  5. Klik op ‘Zoek asset’
  6. Klik op ‘Selecteer gebruiker’ en kies de juiste persoon
  7. Selecteer een beschikbaar voertuig
  8. Klik op Opslaan

👉 Resultaat:

  • De reservering verschijnt in de agenda
  • De gebruiker ziet deze automatisch in zijn/haar persoonlijke reserveringen

Vraag: Hoe verwijder je een reservering van een gebruiker?

Antwoord:

  1. Ga naar Beheer → Auto delen
  2. Selecteer de juiste assetpool en datum
  3. Open de reservering
  4. Klik op het verwijder-icoon
  5. Bevestig dat je de reservering wilt verwijderen

Vraag: Wat gebeurt er als je een reservering verwijdert?

Antwoord:
De reservering wordt definitief verwijderd.

⚠️ Let op:
Je kunt daarna geen nieuwe reservering aanmaken met een datum in het verleden.

Vraag: Kun je een reservering aanpassen?

Antwoord:
Nee, het is niet mogelijk om een bestaande reservering te wijzigen.

👉 Oplossing:
Verwijder de reservering en maak een nieuwe aan met de juiste gegevens.

Vraag: Wat zijn de belangrijkste beperkingen?

Antwoord:

  • Je kunt geen reserveringen aanpassen
  • Je kunt geen reserveringen in het verleden wijzigen
  • Je kunt geen reserveringen met terugwerkende kracht aanmaken
  • Je kunt wel reserveringen uit het verleden verwijderen

Vraag: Wanneer gebruik je deze functionaliteit?

Antwoord:

  • Voor het plannen van ritten voor medewerkers
  • Voor het corrigeren van foutieve reserveringen
  • Voor het centraal beheren van voertuiggebruik

👉 Resultaat: meer controle en overzicht over reserveringen binnen de organisatie.

    • Related Articles

    • Veel gestelde vragen MyFMS deelmobiliteit app voor IOS & Android

      Vraag: Hoe download je de MyFMS CarSharing App? Antwoord: Je kunt de MyFMS CarSharing App downloaden via: Google Play Store (Android) Apple App Store / TestFlight (iPhone) ? Gebruik je een toestel dat door je werkgever wordt beheerd (MDM)? Dan kan ...

    • Veel gestelde vragen MyFMS deelmobiliteit voor gebruikers

      Vraag: Hoe maak je een reservering in MyFMS? Antwoord: Je kunt een voertuig reserveren via: de MyFMS portal (online) de MyFMS CarSharing App ? Voorwaarde: je moet toegang hebben tot een assetpool (voertuig of groep). Reservering maken via de portal: ...

    • Beheerder: van start met MyFMS Deelmobiliteit

      Overzicht: Aan de slag met MyFMS Deelmobiliteit MyFMS Deelmobiliteit is toegevoegd aan je MyFMS-account. Als Beheerder kun je direct inloggen en starten met het inrichten van de omgeving. Om alle mogelijkheden goed te benutten, doorloop je een aantal ...

    • MyFMS inloggen / wachtwoord vergeten.

      Inleiding Zodra het MyFMS account voor u aangemaakt is ontvangt u een email van MyFMS. Volg de instructies die in de email aangegeven staan om het MyFMS account te activeren. Heeft u al een MyFMS account dan kunt u inloggen via login.myfms.com. ...

    • MyFMS CarSharing App downloaden voor gebruik MyFMS Deelmobiliteit

      Inhoud Gebruik deze instructie als je de MyFMS CarSharing App wilt downloaden. Je kunt de app downloaden via de bekende appstores: Google Play Store Apple App Store Gebruik je een toestel dat beheerd wordt via MDM? Dan kan de app ook door je ...